Como ser formal e simpático em um e-mail profissional

A combinação de formalidade com sinceridade é a chave para a mensagem eletrônica chamar a atenção, afirmam especialistas.

Mais do que apenas revisar o e-mail para evitar erros de português há alguns aspectos que devem ser considerados antes de você clicar no botão enviar. A formalidade em excesso pode agradar alguns, mas provocar estranhamento para outros. A informalidade, por outro lado, não deve ser usada.

Lígia Marques, consultora em etiqueta, marketing social e mídias sociais, ensina que no caso de ser o primeiro contato, o profissional deve explicar, com certa formalidade, como conseguiu o contato da pessoa. “O profissional deve pedir ‘permissão’ à pessoa e não mandar uma proposta em anexo ou uma longa mensagem de uma vez, por exemplo”, afirma.

Em outros termos, nada de contar detalhes sobre sua vida ou experiência profissional já no primeiro contato. Se a ideia é se apresentar, seja totalmente objetivo.

De acordo com ela, é imprescindível capricho na hora de redigir um e-mail. “Não é porque a mensagem pode ser enviada em segundos que a pessoa não precise dedicar alguns minutos para revisar a escrita”, afirma.

Um ponto que não deve ser esquecido também é o fato de que o corpo do seu e-mail pode ser encaminhado para outras várias pessoas. Qual a impressão profissional que você quer mostrar para o outro lado?

A sinceridade é o essencial para se destacar, mas isso não quer dizer que você possa demonstrar desespero. “Não há nada pior do que se sentir acuado por um e-mail, ou quando você sente que a pessoa está implorando por alguma coisa”, explica a consultora de imagem Renata Mello. “Certa vez, uma menina me cobrou se eu tinha encaminhado o currículo dela para uma amiga. Além de ter faltado com a postura, ela me deu trabalho”.

“Quanto mais a pessoa falar, mandar direto o currículo, a probabilidade da pessoa do outro lado descartar o e-mail muito grande”, diz Lígia. Para Fátima Motta, professora da área de Gestão de Pessoas da pós-graduação da ESPM, é importante deixar no conteúdo do e-mail alguma oportunidade para a pessoa responder.

Especialistas afirmam que a formalidade deve sempre ser usada com um toque de gentileza, mas não é preciso chamar a pessoa de “prezado senhor nome e sobrenome”, a não ser que o cargo dela exija. Outra recomendação é evitar intimidade e pontos de exclamação em excesso.

O que não fazer

Para Renata, abreviações e diminutivos devem ser descartados durante troca de e-mails profissionais, por mais que você tenha intimidade com a pessoa.

Para Fátima, nada mais desagradável que receber e-mails longos. “A pessoa tem que ser impactada de forma positiva”, diz. Mas mais do que regras de cumprimento e agradecimento, as especialistas afirmam que o conteúdo é o mais importante em um e-mail profissional.

 

Fonte: Exame

Conheça os Vilões do Tempo

A sensação de urgência em quase todas as tarefas do dia tomou conta da rotina de qualquer empresa e eleger prioridades virou um dilema. Para piorar, as ferramentas que deveriam agilizar o trabalho, como e-mail e celular, acabam interrompendo o ritmo e diminuindo a produtividade. Uma pesquisa realizada com 962 profissionais brasileiros pela Tríade do Tempo, empresa especializada em gestão de tempo, mostrou que 22% dos entrevistados gastam de duas a quatro horas por dia lendo e-mails e navegando pela internet, para fins profi ssionais ou não.

Dentre eles, 92% fazem isso durante o expediente. Reuniões e interrupções em excesso também estão na lista dos vilões da produtividade. Quando assumiu a gerência de compras e planejamento estratégico da Johnson & Johnson, em São José dos Campos (SP), o economista José Carlos Pereira do Nascimento, de 54 anos, notou que precisava aprender a lidar com as interrupções. Ele fez um acordo com a equipe: os assuntos deveriam ser agrupados e levados a ele de uma só vez.

As reuniões, no entanto, nunca foram problema. “Na Johnson’s, elas têm hora para começar e para terminar”, diz. O segredo, ensina, é definir os participantes com antecedência e ter clareza dos objetivos do encontro. “Reuniões com mais de uma hora e meia, que têm mais de oito participantes estão fadadas ao fracasso”, diz Paulo Kretly, da consultoria FranklinCovey Brasil, de São Paulo. Continue lendo e conheça os principais vilões do tempo.

FONTE: VOCÊ S/A